Perusahaan Jasa adalah Sebuah perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan jasa,baik itu jasa pengangkutan,jasa pengiriman,jasa penyimpanan dan lain sebagainya.Tugas pokok dari sebuah perusahaan jasa adalah mencari kustomer sebanyak-banyaknya dan memberikan pelayanan yang maksimal terhadap kustomer agar mereka merasa terlayani dan puas atas kinerja kita dan untuk menjaga agar kustomer kita tidak pindah ke perusahaan lainnya yang menjadi pesaing kita.Dalam dunia bisnis persaingan sangatlah berat dan ketat apalagi dizaman sekarang yang serba susah,jadi kita harus pandai-pandai menjaga nama baik dan reputasi agar tidak jatuh.Pada hal ini kita akan sedikit membahas tentang perusahaan yang bergerak di bidang jasa penyimpanan dokumen atau arsip,disini juga akan dibahas bagaimana caranya agar kustomer merasa puas dengan kinerja perusahaan kita? Serta bagaimana sistem informasinya dalam menangani dokumen yang jumlahnya sangat banyak dari berbagai perusahaan?
Tujuan suatu perusahaan adalah mempertahankan kelangsungan bisnisnya, melakukan pertumbuhan, serta meningkatkan profitabilitas. Setiap perusahaan dapat dipandang sebagai sekumpulan kegiatan (value activities) yang dilakukan untuk merancang, menghasilkan, memasarkan, menyampaikan dan mendukung produknya. Pada tulisan ini akan dibahas proses-proses bisnis yang ada pada suatu perusahaan jasa konstruksi dan evaluasi terhadap proses bisnis tersebut. Selanjutnya akan diambil suatu proses bisnis yang akan ditunjang dengan teknologi informasi untuk memudahkan proses bisnis tersebut. Proses bisnis tersebut adalah proses pelaporan perkembangan pelaksanaan proyek pembangunannya. Tulisan ini akan mengambil studi kasus pada PT Wahana Kreasi Rekatama sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi. Metodologi yang dilakukan dengan pengumpulan data-data perusahaan, studi literatur, dan wawancara.
1. Proses Bisnis Pada Perusahaan Kontruksi
Bidang kegiatan jasa konstruksi pada umumnya meliputi perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan konstruksi. Kategori dasar kegiatan dapat dibagi menjadi 2 (dua) kelompok umum. Pertama kegiatan primer atau utama (primary activities) yang meliputi pemasaran, pelaksanaan proyek dan penyerahan proyek, kedua kegiatan penunjang (support activities) yaitu kegiatan yang menyediakan infrastruktur atau dukungan yang dapat membuat kegiatan utama berlangsung secara berkesinambungan antara lain adalah pengembangan SDM, pengelolaan keuangan, pengendalian mutu dan pengembangan teknologi. Secara garis besar dapat digambarkan value chain perusahaan konstruksi adalah sebagai berikut :
2. PT WKR
PT WKR adalah perusahaan kontruksi yang berdiri pada tahun 2007, beberapa pekerjaan telah dilakukan. Saat ini perusahaan tersebut memanfaatkan outsourcing untuk melaksanakan pekerjaannya. Dengan meningkatnya volume pekerjaan maka perlu perubahan proses bisnis yang ada pada perusahaan tersebut saat ini untuk memperbaiki kinerja perusahaan selanjutnya.
a. Visi dan Misi
1) Visi
Menjadi perusahaan terpercaya dan pilihan utama bagi target konsumen dalam bidang Property dan yang terkait, baik di dalam maupun di luar negeri.
2) Misi
- • Menciptakan produk inovatif dengan mutu terunggul dan berdaya saing tinggi.
- • Menjadi market leader disetiap target pasar melalui produk bernilai investasi tinggi bagi konsumen.
- • Mewujudkan tempat kerja yang menarik dan menantang bagi karyawan.
- • Menciptakan kerjasama yang saling menguntungkan dengan mitra kerja.
b. Struktur Organisasi
PT WKR mempunyai 2 (dua) struktur organisasi, yang pertama pada kantor pusat sedangkan yang kedua struktur organisasi untuk di lapangan. Struktur organisasi di kantor pusat adalah sebagai berikut:
Struktur organisasi pusat
1)Komisaris (Pemilik Perusahaan)
–Mengangkat dan memberhentikan Direksi;
–Menetapkan auditor eksternal untuk melakukan audit atas laporan keuangan;
–Mendelegasikan kepada Direktur tentang pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang Direksi serta Manager.
–Memperoleh informasi kinerja perusahaan baik dari Direksi maupun Manager mengenai keuangan atau hal-hal lain yang menyangkut Perusahaan secara lengkap, tepat waktu, dan teratur.
–Menyetujui atau menolak kerja-sama dengan perusahaan/pihak lain yang diusulkan oleh Direksi.
–Menyelenggarakan Rapat Pertanggungjawaban Direksi secara semesteran/ tahunan atau sewaktu-waktu diperlukan
2) Direktur
– Memimpin para pelaku organisasi perusahaan lainnya sehingga Perseroan dipastikan dapat berjalan sesuai RJPP dan RKAP yang telah disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan.
– Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk kepentingan perseroan sesuai ketentuan yang berlaku
– Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang keadaan dan kinerja perusahaan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan;
– Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan untuk disahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan
– Menetapkan struktur organisasi dan uraian tugasnya
– Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan baik secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta
– Mengangkat dan memberhentikan pekerja
3) Bagian Pemasaran
– Membuat perencanaan kegiatan pemasaran
– Melakukan promosi agar perusahaan dapat dikenal
– Menjaring informasi yang berpotensi dan mendukung pencarian pekerjaan
– Mewujudkan informasi agar menjadi pekerjaan bagi perusahaan
– Melakukan proses penawaran dan mengikuti kegiatan tender
4) Bagian Keuangan
– Mengkoordinasikan dan menyiapkan kebutuhan anggaran dan SDM sebagai supporting pelaksanaan pekerjaan perseroan
– Membuat dan mendokumentasikan laporan kinerja keuangan
– Mengurus dan menyelesaikan pembayaran/penagihan kepada pihak-pihak terkait yang menjadi kewajiban/hak perseroan
– Membuat laporan laporan kinerja dalam bidang
5) Bagian Umum
– Melakukan tugas surat menyurat/ korespondensi terhadap pekerjaan yang dilakukan
– Mengarsipkan surat-surat yang sudah melalui proses pekerjaan
– Melakukan administrasi penerimaan SDM
– Mengurus admisnistrasi karyawan
– Melakukan pengadaan barang terhadap kebutuhan perusahaan
– Membuat laporan laporan kinerja dalam bidang
6) Manajer Proyek
Manajer proyek merupakan perwakilan perusahaan di lapangan, sehingga mempunyai struktur organisasi tersendiri untuk memudahkan dalam melaksanakan proyek selain itu dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan.
a) Manajer Proyek
Menyusun personalia tim proyek yang akan membantu dalam mengelola proyek, kemudian bersama tim merencanakan pelaksanaan proyek, termasuk mengadakan sumber daya seperti bahan/material, tenaga kerja/mandor, subkontraktor dan peralatan konstruksi
b) Bagian Perencanaan dan Pengendalian
Bertugas mengelola masalah yang terkait dengan fungsi perencanaan teknik dan pengendalian
Perencanaan
– Perencanaan Metode pelaksanaan
– Perencanaan gambar kerja
– Perencanaan jadwal pekerjaan, jadwal bahan, jadwal peralatan dan jadwal tenaga kerja
– Perencanaan mutu
– Perencanaan arus kas
– Perencanaan kesehatan kerja
– Pemilihan subkontraktor
Pengendalian adalah proses membandingkan seluruh perencanaan seperti tersebut di atas dengan realisasi yang dicapai dalam pelaksanaannya dengan melakukan analisis terhadap deviasi yang terjadi. Apabila deviasinya negatif, hendaknya dicari cara tertentu untuk menyelesaikannya.
c) Bagian operasional
Bertugas mengelola pelaksanaan pekerjaan di lapangan sesuai dengan fungsi operasional yang meliputi :
– Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan perencanaan baik teknis maupun keuangan sebagaimana disiapkan oleh bagian perencanaan pengendalian.
– Mengkoordinasikan para kepala pelaksana dalam mengendalikan dan mengontrol pekerjaan para mandor dan subkontraktor
– Membina dan melatih ketrampilan para staf, tukang dan mandor
– Melakukan penilaian kemampuannya sesuai dengan standar yang ditetapkan.
d) Bagian Administrasi Umum
Mempunyai kewenangan mengelola keuangan, pembukuan, urusan umum dan SDM proyek, antara lain meliputi :
– Menyiapkan urusan administrasi penagihan kepada pemilik proyek.
– Melakukan pencatatan transaksi kedalam jurnal
– Melakukan verifikasi seluruh dokumen transaksi pembayaran.
– Mengurus masalah perpajakan dan asuransi.
Proses bisnis pada perusahaan konstruksi mempunyai fungsi-fungsi yang tidak jauh berbeda dengan perusahaan lainnya. Elemen-elemen yang ada saling mendukung sama lain sehingga menghasilkan output sesuai dengan yang diinginkan. Adapun proses bisnis pada PT WKR dapat digambarkan sebagai berikut :
Daftar Pustaka:
https://bisproku.wordpress.com/2011/09/29/melakukan-pemetaan-terhadap-proses-bisnis-pada-perusahaan-konstruksi/
http://agussetyonugroho.blogspot.co.id/2009/12/proses-bisnis-sistem-informasi.html
